Comment alléger votre quotidien d’entrepreneur
Si vous être entrepreneur ou que vous faites partie de l’écosystème de l’entrepreneuriat, il y a un mot que vous rencontrez dans toutes les sphères de votre travail. Il s’agit d’un mot qui peut faire de votre quotidien un paradis ou un enfer, qui peut rendre vos tâches un Everest ou une plaine d’Abraham, j’ai nommé la gestion. Gestion de temps, gestion des tâches, gestion de projets, gestion du personnel, gestion du budget et j’en passe. C’est à penser que tout passe par la maîtrise de ce mot, souvent cette maîtrise nous demande plus de temps et on se retrouve à gérer notre temps pour apprendre à mieux faire de la gestion. Le tout peut se transformer très rapidement aux douze travaux d’Astérix. Heureusement, il existe sur le web une foule d’applications qui peuvent vous aider dans cette tâche fastidieuse. Dans le présent article, je vous propose quelques-unes qui changeront votre quotidien. Il s’agit d’applications que j’ai personnellement essayées ou utilisées, et il n’est par conséquent aucunement question de publicité, c’est un avis personnel de quelqu’un qui aime bien garder le contrôle sur son agenda.
Rien de mieux pour gérer votre mois, semaine ou journée si vous êtes le genre de personne overbooked et que vous travaillez sur plusieurs projets en même temps. Les tableaux Trello ne permettent pas une gestion de projets, mais plutôt une visualisation des choses que vous avez à accomplir pendant la période que vous vous êtes allouée. Cette plateforme gratuite vous aide à être plus organisé et à personnaliser vos listes de tâches. Vous pouvez également prioriser vos tâches, annexer des documents et photos à vos tâches et même programmer des alertes pour vous rappeler les dates d’échéance. La plateforme offre un design moderne et très dynamique, vous avez beaucoup de liberté en termes de nombre et de visuel des tableaux, vous pouvez les personnaliser comme bon il vous semble. Vous pouvez également partager vos tâches avec vos collègues, mais ce n’est pas le meilleur outil pour travailler en équipe.
Exemple d’un tableau Trello
Si vous gérez plusieurs projets en même temps ou que vous collaborez avec plusieurs personnes, vous avez absolument besoin d’une plateforme pour gérer l’évolution de vos projets. Tom’s Planner est une application qui vous permet de créer, de collaborer et de partager des diagrammes de Gant. Rappelons qu’un diagramme de Gant est un outil sous forme de présentation graphique destinée à l’ordonnancement et à la gestion des projets. Il permet une représentation visuelle des différentes tâches qui constituent le projet ainsi que le temps nécessaire pour leurs réalisations. Vous pouvez concevoir des diagrammes de Gant sur différentes plateformes, mais avec Tom’s Planner le squelette du diagramme est déjà là, vous avez juste à rentrer vos tâches et de déterminer vos collaborateurs et vos échéances. Construit selon le principe drag and drop, Tom’s Planner est très facile à utiliser. De plus, vous pouvez visualiser vos projets en tout temps et partout vu que l’application est entièrement en ligne. Le seul hic est qu’il n’est pas gratuit, mais là encore vous n’avez pas besoin de vous ruiner pour vous le procurer. Pour 9.95$ par mois vous avez accès à 20 projets actifs et un nombre illimité de collaborateurs.
Cette application est pour vous si vous êtes un mordu des médias sociaux, une personne toutes tâches connexes qui doit gérer les canaux de communication de son organisation, ou encore un professionnel dont la gestion des médias sociaux est la principale occupation. HootSuite vous permet de planifier et de programmer votre contenu des médias sociaux, les dates et l’ordre des publications tout en vous offrant la possibilité de faire un suivi de la performance de vos publications. Vous pouvez rattacher tous vos comptes à l’application, Facebook, Twitter, Instagram, YouTube et Linkedin. Une des meilleures stratégies de visibilité consiste à varier le contenu entre vos différents médias sociaux, c’est à ce moment que la gestion de ces médias devient une tâche énergivore, HootSuite vous aide justement à aplanir ce défi tout en étant gratuit et facile d’utilisation.
Que ce soit pour offrir des webinaires, des formations en ligne ou des vidéos de démonstration, Zoom est de loin une des plateformes les plus complètes en matière de communication entre collaborateurs. Utilisée par plusieurs grandes compagnies comme Pandora, Box, GoDaddy, Slack, Uber…, cette plateforme offre un environnement sécuritaire et facile d’utilisation. Zoom est offert en plusieurs versions qui varient selon la taille et les besoins de l’organisation, ce qui est très pratique, car vous ne payez que pour ce dont vous avez besoin. Avec une qualité audiovisuelle nettement supérieure à ce qui est sur le marché, Zoom vous permet de faire des vidéoconférences loin des tracas techniques. Vous pouvez rejoindre une réunion en un tour de clic, créer des groupes de collaborateurs et communiquer par messages en joignant tout le groupe en même temps. Vous pouvez même partager des documents grâce au concept drag and drop permettant ainsi à vos collaborateurs de commenter et d’annoter les documents partagés.
Pour les adeptes de crayons
Si comme moi vous faites partie des gens qui ont les neurones au bout des doigts et qui ont besoin de griffonner pour se vider la tête, vous adorerez le principe du Bullet journal. Le principe est très simple, il s’agit d’un agenda physique que vous personnalisez à votre guise et selon vos besoins. Vous pouvez avoir une section de l’année, du mois, de la semaine ou même y aller jour par jour. Le bullet journal rejoint un peu le principe des tableaux Trello, sauf que c’est manuel, ce qui vous donne encore plus de liberté et stimule plus votre créativité. Lancé à New York par Ryder Carroll, directeur artistique et spécialiste du design interactif, le bullet journal est une espèce d’agenda moderne à l’ancienne, permettant de combiner le concept des tableaux de listes de tâches, les agendas traditionnels, vos besoins d’organisation et vos côtés créatifs. Les hics, c’est que ça prend du temps à concevoir, il faut y accorder quelques heures par mois et vous avez besoin de le traîner partout avec vous, mais le résultat en vaut vraiment l’investissement. Il existe plusieurs modèles en ligne si vous manquez d’inspiration notamment sur Pinterest ou YouTube. Je m’en sers personnellement depuis trois ans, et ça a changé ma façon d’organiser mes tâches, c’est ma pensine de Dumbledore où en un coup d’œil je sais ce que j’ai à faire pour ma journée, ma semaine ou mon mois.
Il est vrai que ces applications nécessitent un certain temps avant que leur utilisation ne soit une habitude, mais pensez à tout le temps que vous gagnerez une fois que ces outils sont intégrés à votre quotidien. Il existe plusieurs tutoriels sur YouTube qui vous aideront dans vos premiers pas avec ces applications. Vous pouvez vous fixer des objectifs comme maitriser une application par mois ou même deux par mois, de cette manière l’intégration de nouveaux outils ne piétinera pas sur votre agenda, qui est, je suppose, déjà chargé.
Al Hassania Khouiyi
alhassania.khouiyi@cegepsi.ca